Les évènements professionnels sont des occasions pour les entreprises, mais aussi pour les particuliers de créer des contacts professionnels. Cela peut être le séminaire, le salon, la foire, l’exposition, le team-building, les évènements sportifs, etc. Ils permettent à tout le monde d’agrandir son univers professionnel et de faire développer ses activités. Comme tout est interdépendant, le succès d’une marque quelconque peut alors être relié à la capacité de concevoir une bonne impression lors de ces évènements. Il s’agit de savoir profiter d’un réseautage traditionnel.
Le réseautage traditionnel, qu’est-ce que c’est ?
Ce sont toutes les interactions humaines directes qu’une entreprise puisse avoir que l’on appelle réseautage traditionnel. Elles peuvent se faire avec d’autres professionnels, mais aussi avec des clients, des cibles potentielles, etc.
Développer ce réseau permet de gagner de nouveaux contacts, d’enrichir ses bases de données et de prendre soin de sa communication. C’est aussi se créer des opportunités et aller à la rencontre de nouvelles personnes pouvant apporter des changements intéressants pour son activité. Cela permet de générer une synergie et sortir d’une sorte d’isolement.
Développer et profiter d’un réseautage traditionnel consiste donc à échanger directement avec d’autres personnes, parler à vive voix de divers projets et avoir des retours au tac.
Les éléments de base à voir avant la création d’un évènement professionnel ?
Organiser des évènements professionnels n’est pas facile. C’est une opération qui nécessite beaucoup de préparation. Plusieurs entreprises préfèrent se confier à des organisateurs d’évènements professionnels. Cela leur permet d’être plus sereines.
Comme étant déjà dit, il y a différents types d’évènements pouvant être organisés : des foires, des soirées évènementielles, des salons, des séminaires, des festivals, des congrès, un tourisme d’affaires, une sortie entre professionnels, des réceptions et des cocktails, etc. La première chose à faire consiste donc à décider quel type de ces évènements organiser. Le choix dépend de plusieurs éléments. Ce sont :
– Les cibles
Organiser un évènement, c’est se donner les moyens de rencontrer des personnes. L’avantage d’être un organisateur est de pouvoir choisir qui peut assister à cet évènement. Il est alors possible de choisir les convives et de leur envoyer des invitations.
– Le budget
L’organisation d’une rencontre professionnelle n’est pas gratuite. Il y a toujours des dépenses à faire (pour la communication via les médias, l’honoraire de l’organisateur, la rétribution de tous les prestataires selon le type d’évènement comme le traiteur pour un cocktail dînatoire, le responsable de la sonorisation, etc.).
– Le lieu
Certains évènements ont lieu au sein de l’entreprise, d’autres dans des lieux variés comme les espaces dédiés pour recevoir une conférence, un séminaire, un palais des congrès, etc. Il est même possible d’organiser une foire, etc. dans une grande salle d’un établissement hôtelier, d’un restaurant, d’une école, etc.
– Les besoins
Chaque entreprise a ses propres attentes. À l’issue de l’évènement, elle peut faire un bilan et découvrir si le but est atteint ou pas. Certaines marques ont besoin de faire un évènement pour faire connaitre un nouveau produit, d’autres souhaitent célébrer un anniversaire, un changement de dénomination, etc. Il y a aussi celles qui ont envie de faire connaitre leur état financier et le développement de leurs activités le long de l’année. Les évènements organisés peuvent aussi prendre la forme d’une porte ouverte, d’un recrutement, d’un appel d’offres, etc.
Une fois que le type d’évènement est décidé, il est possible de décider si l’organisation est à faire par un chef de projet dans la branche communication, par la direction ou encore à confier à un professionnel.
Comment se déroule la création de l’évènement ?
Une fois que le checklist de tous les éléments qui doivent constituer l’évènement soit fait, il est possible de procéder au lancement du projet. L’organisateur accompagné souvent de la direction ou d’un bureau de conseil en communication peuvent commencer à tout planifier : la date, les heures du début et de la fin, les participants, les invités, les dépenses à faire, le lieu, les activités qui auront lieu, etc. Il lance ensuite la communication qui concerne l’évènement. S’il est à faire connaitre au grand public, les organisateurs utilisent des médias traditionnels ou encore des médias sociaux. S’il est destiné à des cibles particulières, ils envoient les invitations à ces destinataires.
Avant le jour J, le lieu doit être déjà préparé. Toutes les places doivent être marquées et tous les détails concernant l’évènement doivent être prêts. L’idéal est aussi de faire connaitre le planning à tous les participants.
Comment optimiser la communication pendant un évènement ?
Quel que soit le type d’évènement choisi, il est toujours possible d’en profiter pour accroitre encore plus sa notoriété. Pour ce faire, il y a plusieurs moyens pouvant être mis en œuvre. L’un des plus efficaces est l’utilisation des goodies. Ce sont des petits présents qui peuvent être distribués pendant l’évènement. Ils sont caractérisés par la présence de motifs ou par des couleurs qui permettent tout de suite de reconnaitre l’entreprise. Le but est de marquer les esprits avec ces cadeaux promotionnels. Désormais, de nombreuses marques optent pour cette alternative aux différentes publicités traditionnelles qui pourront agacer les cibles.
Pourquoi distribuer des cadeaux lors des évènements professionnels ?
Les avantages des articles personnalisés sont nombreux. Ils incitent les entreprises à les choisir. En voici quelques-uns :
– le choix en matière de goodies est large, voire infini,
– le prix de ces articles publicitaires est très abordable,
– les cadeaux sont toujours appréciés,
– ils sont non seulement utiles, mais pratiques,
– l’entreprise peut personnaliser les goodies à volonté,
– les articles avec personnalisation peuvent s’accorder avec différents types d’évènement,
– ils peuvent être offerts à toutes les cibles,
– les articles promotionnels permettent de réaliser plusieurs opérations (remercier les partenaires, fidéliser les clients, récompenser les collaborateurs, etc.).
Il suffit alors de bien choisir quel type de cadeau offrir aux participants d’un évènement professionnel.
Habituellement, les entreprises distribuent les articles suivants :
– Les confiseries personnalisées :
Ce sont des petites gourmandises qui sont personnalisables à volonté. Il est possible de customiser leur forme, leur emballage, leur couleur et leur gout. Outre leur prix qui est abordable, elles permettent aussi de profiter d’un large choix de modèle (les bonbons, les chocolats, les pâtes de fruits, etc.). Pour ce qui est de la distribution, elles peuvent être distribuées à n’importe quel moment de l’évènement (au début, à la fin, pendant les pauses, etc.). Elles peuvent aussi faire partie d’un cocktail et se trouver sur le candy bar, etc.
Il s’agit d’un article de bureau essentiel pour tous les professionnels. Il n’est pas obligatoire de travailler dans un bureau pour en avoir besoin. Il peut servir même à ceux qui œuvrent sur le terrain. Ce type de cadeau permet de prendre des notes pendant l’évènement. La personnalisation peut être faite sur la couverture ou sur les pages. Il est possible d’opter pour des modèles écologiques. Cela permet à l’entreprise de véhiculer une image engagée et responsable. Alors même si ce sujet n’est pas évoqué durant l’évènement, il peut être véhiculé à travers les cadeaux distribués aux participants.
– Le stylo publicitaire : c’est un des articles classiques en matière d’outil publicitaires. Il est principalement utile pendant les conférences et les séminaires. Il permet aux participants de prendre des notes de tout ce qui les intéresse. L’entreprise peut apposer son logo ou son slogan sur le corps du stylo. Là aussi, elle peut choisir des modèles écologiques. Il peut alors être fait en bois, en bambou ou encore en carton. Cela apporte une touche d’originalité de plus.
– Le porte-clés sur mesure : ce gadget est l’un des classiques dans l’univers des articles promotionnels. Il a l’avantage d’être personnalisable à l’infini. Il peut avoir n’importe quelle forme (objet, outil, plante, animal, mascotte de l’entreprise, initial de l’entreprise, et bien d’autres encore).
– La clé USB personnalisée : en matière de goodies high-tech, la clé USB est un article phare. Il convient parfaitement à un évènement professionnel. Il peut tout de suite être utilisé par les participants pour transférer des données ou encore pour assurer le stockage d’informations qu’ils viennent d’obtenir. En plus d’être facile d’usage et pratique, ce petit gadget technologique convient à tous les types de destinataires. Pour la personnalisation, il est possible d’opter pour un modèle écolo fait en bois, en bambou, en carton, etc. La coque peut porter n’importe quel motif selon les envies de l’entreprise. Elle peut choisir de personnaliser la page d’accueil de la clé et y mettre une petite vidéo de présentation, etc.
Intégrer les goodies dans la stratégie de communication à mettre en œuvre pendant l’évènement est important. En effet, même après, ils continueront de véhiculer l’image de marque de l’entreprise. Ils seront toujours présents chez les cibles. Cela permet donc à l’entreprise de continuer sa présence dans le quotidien des gens. Ils sont, en quelque sorte, les ambassadeurs de la marque. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il faut bien les choisir. En cas de doute, l’idéal est alors de demander à des professionnels des recommandations. Avec leur savoir-faire et leur expérience, ils peuvent conseiller les bons présents qui représentent bien l’image de l’entreprise.
