Connaitre les différentes formes d’évènement commercial
Les atouts que les évènements commerciaux peuvent apporter à une entreprise sont nombreux. Outre la fidélisation des clients, ils sont aussi des moyens efficaces pour renforcer l’engagement de tous les intervenants au développement de l’entreprise. En même temps, ils redorent son image de marque. Il faut toutefois, savoir bien choisir laquelle des formes suivantes prendre :
– séminaire d’entreprise,
– conférence,
– journée de formation,
– anniversaire de la création de l’entreprise,
– promotion pour les salariés,
– soirée de lancement d’un nouveau service ou un nouveau produit,
– diner ou déjeuner professionnel,
– foire ou salon professionnel.
Le choix se fait habituellement en fonction des objectifs de l’entreprise ou encore des besoins. Certains de ces évènements ne sont pas trop communiqués et se passent dans l’intimité au sein de l’entreprise et d’autres oui.
Certes, ce sont généralement les responsables dans les branches marketing et communication qui s’occupent de l’organisation. Cependant, il est toujours nécessaire d’engager toutes les équipes qui constituent l’entreprise. C’est important qu’il s’agisse d’un événement en interne ou en externe. D’ailleurs, c’est une occasion pour unir les collaborateurs et ainsi créer une synergie pour une meilleure synchronisation des actions suivant les objectifs à atteindre et les profils. Les leaders doivent déterminer les responsabilités de chacun. De cette manière, la gestion sera plus facile.
Il ne faut pas oublier que l’organisation passe aussi par la détermination du budget. Il se définit en fonction du type d’évènement à organiser, des objectifs à atteindre, du nombre de participants, des objectifs en termes de taux de participation et de toutes les opérations à réaliser pendant l’évènement. Tout doit conduire à l’intérêt marketing pour l’entreprise.
Les moyens possibles pour promouvoir l’évènement
L’organisation d’un évènement commercial passe aussi par sa promotion. Il s’agit de l’étape cruciale qui détermine sa réussite ou non s’il a un but marketing précis et s’il est destiné à être connu du public. Pour assurer un taux de participation élevé, les moyens suivants peuvent être mobilisés :
L’emailing
Plus de 70% des organisateurs d’évènements déclarent qu’il s’agisse encore d’un des moyens les plus efficaces pour promouvoir un évènement commercial. Il existe plusieurs types de mail pouvant être envoyés pour optimiser la participation à l’événement commercial. Les voici :
• E-mail marketing : c’est habituellement l’équipe marketing qui le réalise et l’envoie à la liste de contacts qu’elle dispose. Les commerciaux peuvent également faire des e-mails à titre d’invitation personnelle pour leurs contacts.
• E-mail de confirmation : il s’agit d’un e-mail qui confirme que le convive participera à l’évènement. Il peut contenir une suggestion d’invitation afin que l’invité puisse à son tour inviter d’autres connaissances.
• E-mail de rappel : celui-ci est à envoyer quelque temps avant le jour J. Il permet d’assurer la venue des convives.
• E-mail de suivi : ce message électronique est à envoyer après l’évènement. Il permet de remercier les convives. Il peut contenir des informations importantes qui résument l’évènement.
Les réseaux sociaux
L’utilisation des médias sociaux comme vecteur de communication est désormais incontournable. Cela entre dans les stratégies digitales à mettre en exergue. Ces supports médiatiques à part entière sont devenus des outils marketing efficaces pour accroitre la visibilité d’un évènement. Leur utilisation est à confier à un professionnel en community management. Il connait quel type de contenu digital utilisé en fonction des communautés ciblées. Le community manager peut aussi mettre en place une technique permettant d’inciter le partage sur tous les réseaux sociaux. Les influenceurs sont également des experts de la communication digitale via les réseaux sociaux. Se confier à eux pourrait être très intéressant.
La bannière sur le site web
L’entreprise peut utiliser sa plateforme web pour inciter les convives à venir à son évènement et le faire connaitre. Pour ce faire, elle n’a qu’à créer une bannière sur son site. Cela permet aux internautes qui y viennent d’apprendre un peu plus sur l’évènement. Ils pourront même être dirigés sur la fiche d’inscription.
Certaines entreprises engagent également des professionnels en référencement naturel ou SEO qui à la base, référencera le site et par la même occasion, informera sur l’évènement commercial. Il pourra même faire une étude d’un plan de communication digital adapté à l’entreprise. Il peut donc être mené à créer divers contenus pour promouvoir l’évènement comme les vidéos par exemple. Ce format peut être principalement intéressant si l’évènement est une deuxième édition. Il permet de faire un partage des extraits de l’évènement précédent. Il peut aussi contenir des extraits des nouveaux produits ou services à présenter pendant l’évènement. Cela permet d’attiser la curiosité des cibles.
La newsletter et le blog
L’entreprise peut se servir de son newsletter pour atteindre les cibles. Que ce soit un évènement BtoC ou BtoB, cet outil est toujours utilisable. De même, elle peut aussi intégrer dans son plan d’action la publication d’articles parlant de l’évènement sur son blog. C’est principalement efficace si elle dispose des lecteurs assidus.
L’utilisation des médias traditionnels
Les médias traditionnels comme la radio, la télévision, la presse écrite, etc. ne doivent pas être négligés pour faire une promotion d’un évènement commercial. Ce sont des supports de communication toujours agissants. Ils soutiennent les moyens utilisés en marketing web.
La campagne de publicité
Cette alternative est envisageable si l’équipe destinée pour gérer le marketing et la communication dispose du budget nécessaire. Il s’agit d’allouer une somme pour les campagnes Adwords sur Google Adwords ou sur les réseaux sociaux. Le choix du support dépend des cibles.
L’usage des goodies
Les articles personnalisés sont des supports de communication toujours efficaces et toujours adaptés à n’importe quel type d’évènement. Ils ont l’avantage d’être utilisables avant pour annoncer l’évènement, pendant pour en guise de cadeau et après comme articles pour remercier les participants.
Différentes sortes de goodies s’offrent aux entreprises. En voici quelques exemples :
Ce type d’accessoire high-tech a l’avantage de convenir à toutes les catégories de cibles. En effet, les professionnels dans tous les secteurs peuvent utiliser une clé USB. Elle peut servir d’élément de stockage pour les données numériques. Elle peut aussi permettre de transférer des fichiers ou de les transporter. L’entreprise peut créer du contenu et l’ajouter dans la clé. Cela peut être un texte ou une vidéo pour présenter l’évènement commercial, pour remercier le convive, etc. Elle peut aussi personnaliser la coque de l’accessoire et y mettre des motifs qui rappelleront l’évènement.
Ce type de goodies peut jouer un double rôle. Il est dans un premier temps un cadeau à donner aux convives pour les remercier pour leur venue et dans un second temps, un porteur de message particulier. Il s’agit d’un article qui incite l’usager à boire suffisamment d’eau mais aussi à préserver la nature. Ainsi, l’entreprise peut démontrer son attention envers l’utilisateur du gobelet et le sensibiliser à l’usage d’un accessoire réutilisable qui permet de protéger l’environnement.
En offrant un sac cabas pour les cibles, l’entreprise peut faire connaitre un évènement commercial. Elle peut aussi en profiter pour se faire connaitre elle-même donc, pour accroitre sa notoriété. Puisqu’il s’agit d’un accessoire pouvant être utilisé au quotidien, il peut véhiculer son image de marque. Donc, même après l’évènement, les motifs qui maqueront les esprits pourront toujours être véhiculés par l’usager. L’avantage du sac cabas comme goodies est qu’il existe en plusieurs versions et formats (grande, moyenne ou petite taille, faite en papier, en carton, en cuir, en tissu, en fibres végétales naturelles, etc.). L’entreprise est donc libre de choisir le modèle qui répond le plus à ses besoins.
Ce textile publicitaire est un classique pour annoncer un évènement. Il peut être distribué bien avant le jour J. Lors d’une opération de simple prospection, les collaborateurs peuvent déjà porter ce type de vêtement promotionnel. Il permet de faire connaitre l’entreprise, ses activités, etc. Avant le lancement de l’évènement, l’habit permet de donner quelques informations à travers les motifs qui l’ornent. Pendant l’évènement, il sera un porteur de message efficace et un élément permettant de distinguer les participants divers ou les collaborateurs s’il y a d’autres entreprises dans l’évènement. Et après l’évènement, il peut faire office de cadeau pour remercier les convives.
Cet article promotionnel est souvent utilisé par les entreprises ou les marques qui souhaitent se démarquer pendant un évènement commercial avec d’autres entreprises. Ils portent les motifs et les couleurs de l’entreprise et marquent l’appartenance des participants à un groupe, une société, etc.
